פרוייקט מוגדר כתהליך ליצירת דבר חדש: מוצר, שרות או תהליך.
בכל פרוייקט, ללא יוצא מן הכלל, קיימת אי-ודאות. מתפקידו של מנהל הפרוייקט לפעול ללא לאות מתחילת הפרוייקט ועד סופו להקטנת העמימות כדי לשפר בהתמדה את הסיכויים לבצע את הפרוייקט בהצלחה.
הנושא מורכב עד כדי כך שהוקמו אירגונים בינלאומיים העוסקים בדבר,
כדוגמת P.M.I - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, המתייחס למתודולוגיה של ניהול פרוייקטים ו-C.M.M.I- CAPABILITY
MATURITY MODEL INTEGRATION, העוסק ברמת הבגרות של האירגון בהקשר לפיתוח והטמעת פרוייקטים.
חברות ענק כדוגמת SIEMENS, JOHNSON & JOHNSON, INTEL,
APPLIED MATERIALS ורבות אחרות, פיתחו מתודולוגיות אחידות לניהול פרוייקטים. וחברות תוכנה פיתחו כלים לניהול
פרוייקטים כדוגמת PRIMAVERA, KINTANA ,
M.S. PROJECT, P.S.NEXT וכן פיתחו מודלים ושיטות למדידת מצויינות הניהול כדוגמת -
M.E -MANAGEMENT EXCELLENCE.

במה יש עמימות? איפה הסיכונים? מה עושים?


כבר מן הצעד הראשון, קיים סיכון ממשי לאי - הצלחה.
פרוייקט מוגדר כמשהו חדש. מה קורה כאשר פרוייקט הוא תהליך שחוזר על עצמו כל שנה כדוגמת "הכנת מאזן של חברה"? או שיפוץ שנתי של מכונה? או שידרוג מערכת ממוחשבת? או התאמת אריזה של מוצר לשווקים השונים?
ברור שבניית בית חדש הוא פרוייקט, מה לגבי שיפוץ? או תיקון או החלפת מנורה או התקנת ידית לדלת?
האם פיתוח של כל דבר חדש הוא פרוייקט? גם אם זה כרוך רק במספר מועט של פעילויות עוקבות וקצרות?
לאחר שהגדרנו לעצמנו מהו פרוייקט - מה ייחשב כהצלחתו? האם "הצלחה חלקית" היא כשלון? ואם כן, מהו כשלון?...

להלן חלק מן השאלות והתהיות שמדגימות את ההיקף ועוצמת אי-הודאות הקיימת בביצוע פרוייקט "מוצלח":

מה הצורך

פרוייקט הינו מענה לצורך. השאלות הרלבנטיות הן: ה"צורך" יכול לקבל אחת מן הצורות הבאות, בתלות במורכבות הנושא בו עוסקים, וזאת מן הרמה הגבוהה ביותר של אי-הודאות, ועד לרמה הנמוכה ביותר שלה.

מדדים להצלחה וכשלון

C.S.F- CRITICAL SUCCESS FACTORS הינם מספר גורמים קריטיים, החיוניים להצלחת הפרוייקט. אם אחד מגורמים אלה לא יתקיים במלואו - הפרוייקט ייכשל.

K.S.F- KEY SUCCESS FACTORS הינם גורמי מפתח להצלחת הפרוייקט על פיהם נקבעת מידת ההצלחה של הפרוייקט. עמידה בגורמי מפתח אלה, יכולה להתקיים ברמות שונות.

כך למשל "עמידה בתקציב" תחשב כהצלחה, חסכון של 15% ייחשב כהצלחה גדולה וחסכון שמעל ל- 15% ייחשב כהצלחה ראויה לשבח. באופן דומה סטייה כלפי מטה של עד 10% תחשב כ"סבירה", בין 10% ל- 20% תחשב כ"רעה" ומעל ל- 20% תחשב ככשלון ויהפוך להיות C.S.F.

K.P.I- KEY PROCESS INDICATOR הינם לרוב, מדדים אוטומטיים שמדווחים ממערכות פועלות כדוגמת: מערכות תקשורת, מכונות מורכבות, תהליכים כימיים וכיו"ב, המדווחים נתוני מצב בכל רגע וכן מדווחים את המגמות.

חלק מנתוני ה- K.P.I ולעיתים הנתונים כולם, יכולים להפוך ל- C.S.F. לדוגמא: טמפרטורה מקסימלית בתנור אינה יכולה לעבור את הערך T. ה- KPI הוא הנתון הרגעי של הטמפרטורה וה- T הוא ה- C.S.F.

על המדדים להיות כמותיים, להבדיל ממדדים איכותיים ומוגדרים בצורת:

הגדרת הלקוח

לכל פרוייקט חייבת להיות הגדרה חד משמעית של "הלקוח" (customer) להבדיל מהלקוח הסופי end user.

פיתוח דגם חדש של מגהץ אדים אינו מתבצע מול אלה שיקנו את המגהץ ואפילו לא מול רשתות השווק המשווקות אותו ולכן עומדת השאלה מיהו ה"לקוח" של אותו מנהל הפרוייקט?.

לרוב, הלקוח של מנהל פרוייקט הפיתוח, הינו גורם פנים אירגוני כלהלן :

מחזור חיים של מוצר

השלבים נקראים - PHASES ונקודות המעבר נקראות - GATES. ה-GATES נחלקים לשניים:
  1. 1. D.R.B - Design Review Board
  2. 2. P.R.B - Project Review Board

GATES

1. "Gate" is a decision point requiring executive management to conduct a complete indepth design review and project plan review according to P.M.-P.L.C. methodology.
2. Gates are the pillars of the p.m.-p.l.c. methodology.
3. Gate is critical event - a personal challenge for both-product manager & project manager.
4. Gate decisions are:
  • Go ahead as planned.
  • Go with rejects to be rectified.
  • No go- project and product development are stopped.




PRB is the top decision maker in all matters concerning the project/system/program.

PRB is the gate approver for the entire product/project life cycle.

Prb is the leader establishing direction, aligning people, motivating & inspiring.

ניתן לקבל: